Niespodziewana choroba, konieczność opieki nad bliskimi, wyjazd za granicę, czy po prostu chwilowy przestój w zleceniach – powodów, by na jakiś czas „odłożyć na półkę” swoją jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), jest wiele. Na szczęście polskie prawo daje przedsiębiorcom taką możliwość poprzez zawieszenie JDG. To sprytne rozwiązanie, które pozwala uniknąć wielu formalności i kosztów zawieszenia związanych z całkowitym zamknięciem firmy, jednocześnie dając Ci czas na uporządkowanie spraw. Ale jak zawiesić działalność w praktyce, aby uniknąć błędów i niepotrzebnych problemów? Ten praktyczny przewodnik [2025] przeprowadzi Cię przez całą procedurę zawieszenia JDG krok po kroku.
Dlaczego warto zawiesić, a nie zamykać JDG?
Zawieszenie działalności to doskonała alternatywa dla jej całkowitego zamknięcia. Pozwala Ci ona na powrót do prowadzenia biznesu w dowolnym momencie, bez konieczności ponownej rejestracji.
Jakie są główne korzyści z zawieszenia? Najważniejszą zaletą jest brak konieczności opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) i zdrowotne za pełne miesiące zawieszenia. Oznacza to realne oszczędności! Dodatkowo, nie musisz składać deklaracji ZUS za pełne miesiące zawieszenia. Zasadniczo, w okresie zawieszenia nie masz prawa wykonywać działalności gospodarczej i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów.
Procedura zawieszenia JDG krok po kroku [2025]
Cały proces jest stosunkowo prosty i w większości można załatwić go online. Pamiętaj, że minimalny okres zawieszenia to 30 dni.
Krok 1: Wypełnienie wniosku CEIDG-1
To najważniejszy dokument w całej procedurze zawieszenia JDG.
Jak złożyć wniosek CEIDG-1? Najwygodniej zrobić to online, korzystając z serwisu Biznes.gov.pl. Potrzebujesz do tego Profilu Zaufanego, e-dowodu lub możliwości logowania się przez bankowość elektroniczną.
- Wejdź na stronę biznes.gov.pl i wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”.
- Zaloguj się.
- Wypełnij wniosek CEIDG-1. W sekcji 01 „Rodzaj wniosku” zaznacz opcję „Wniosek o zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej”.
- W sekcji „Informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej” wskaż datę rozpoczęcia zawieszenia. Możesz podać datę bieżącą, wsteczną lub przyszłą. Zazwyczaj najlepiej zawiesić działalność z pierwszym dniem miesiąca, by uniknąć konieczności proporcjonalnego rozliczania składek ZUS.
- Możesz również od razu podać datę wznowienia działalności, ale nie jest to obowiązkowe – możesz wznowić w dowolnym momencie.
- Wniosek możesz też złożyć osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, a nawet wysłać pocztą (listem poleconym, z notarialnie potwierdzonym podpisem).
Krok 2: Formalności ZUS – dzieją się automatycznie!
Dobra wiadomość! Po złożeniu wniosku CEIDG-1, system automatycznie przesyła informację o zawieszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie musisz składać dodatkowych dokumentów w ZUS.
Czy ZUS sam mnie wyrejestruje? Tak, na podstawie danych z CEIDG ZUS samodzielnie sporządzi odpowiednie formularze:
- ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek.
- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie Ciebie z ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego) jako osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Jeśli zgłosiłaś osobę współpracującą, ona również zostanie wyrejestrowana.
- ZUS ZCNA – wyrejestrowanie zgłoszonych członków rodziny (jeśli tacy byli).
Ważne: Jeśli zawieszasz działalność w trakcie miesiąca, pamiętaj, że składki ZUS (społeczne) będą naliczone proporcjonalnie za dni prowadzenia działalności przed zawieszeniem. Składkę zdrowotną płaci się za cały miesiąc, w którym działalność była prowadzona choćby jeden dzień. Dlatego najlepiej zawiesić JDG z pierwszym dniem miesiąca.
Krok 3: Formalności w Urzędzie Skarbowym (US)
Podobnie jak w przypadku ZUS-u, informacja o zawieszeniu działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG jest automatycznie przekazywana do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Nie musisz składać tam dodatkowych dokumentów.
- Czy nadal muszę składać deklaracje VAT? Jeśli jesteś płatnikiem VAT, w okresie zawieszenia co do zasady nie musisz składać deklaracji JPK_V7 (dawniej VAT-7/VAT-7K) za miesiące, w których działalność była zawieszona przez cały okres rozliczeniowy. Jeśli jednak zawieszenie nastąpiło w trakcie miesiąca/kwartału, masz obowiązek złożyć JPK_V7 za ten okres.
- Co z podatkiem dochodowym? W okresie zawieszenia nie osiągasz bieżących przychodów z JDG, więc nie odprowadzasz zaliczek na podatek dochodowy. Nadal masz obowiązek złożyć roczne zeznanie podatkowe PIT, uwzględniając ewentualne przychody i koszty powstałe przed zawieszeniem.
Koszty zawieszenia JDG i co jeszcze warto wiedzieć?
- Ile kosztuje zawieszenie działalności? Samo złożenie wniosku CEIDG-1 jest bezpłatne. Główne oszczędności wynikają z braku konieczności opłacania składek ZUS.
- Czy mogę ponosić koszty w trakcie zawieszenia? Tak. Możesz ponosić tzw. koszty stałe, które mają na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, np. opłaty za prowadzenie konta firmowego, abonament telefoniczny utrzymujący numer firmowy, raty leasingowe, podatek od nieruchomości, ubezpieczenia majątku firmowego, czy niezbędne naprawy. Pamiętaj, że nie możesz w tym czasie dokonywać odpisów amortyzacyjnych środków trwałych. Te koszty zawieszenia rozliczysz po wznowieniu działalności.
- Zatrudnieni pracownicy: Przed zawieszeniem musisz rozwiązać wszystkie umowy o pracę. Wyrejestruj pracowników z ZUS na formularzu ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, a ich członków rodziny na ZUS ZCNA. Umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) nie musisz rozwiązywać.
- Wznowienie działalności: Gdy nadejdzie właściwy moment, wznowisz działalność również za pomocą wniosku CEIDG-1, zaznaczając odpowiednią opcję.
Zawieszenie JDG to naprawdę prosty proces, który w 2025 roku stał się jeszcze bardziej intuicyjny dzięki cyfryzacji. Pozwala Ci na elastyczne zarządzanie Twoim biznesem, dostosowując go do zmieniających się okoliczności życiowych czy rynkowych. Dzięki temu przewodnikowi masz teraz pełną wiedzę, by sprawnie przejść przez wszystkie formalności ZUS, US i CEIDG.